پروژه
پروژه چارچوب کلی یک کار یا تحویل را مشخص می‌کند. وظایف، مسئولان و گزارش‌های مرتبط در همین چارچوب معنا پیدا می‌کنند.
برای مدیران پروژه و عملیات
پروژه و وظیفه
همکاری تیمی و کنترل اجرای کار در یک مسیر مشترک
وقتی پروژه، وظایف و مسئولیت‌ها در فایل‌ها، پیام‌ها و ابزارهای جدا نگهداری می‌شوند، تشخیص وضعیت واقعی اجرا دشوار می‌شود.
قابلیت پروژه و وظیفه در BasisPanel، پروژه، وظیفه، مسئول، زمان‌بندی، نقش، اعلان و گزارش را در یک مسیر مشترک قرار می‌دهد. اعضای تیم می‌دانند چه کاری را دنبال می‌کنند و مدیران می‌توانند روند تحویل و کارهای معوق را روشن‌تر بررسی کنند.
یک پروژه واقعی از تیم خود را برای بررسی در دمو انتخاب کنید.
کنترل اجرای کار از روشن‌بودن مسئولیت شروع می‌شود
پروژه زمانی قابل پیگیری است که کار، مسئول و زمان آن مشخص باشد
پیگیری پروژه زمانی دشوار می‌شود که اطلاعات اجرا در چند فایل، پیام‌رسان یا ابزار جدا قرار گرفته باشد. در این وضعیت، مدیر برای فهمیدن وضعیت تحویل باید از افراد مختلف گزارش بگیرد و اعضای تیم نیز ممکن است تصویر یکسانی از اولویت‌ها نداشته باشند.
پروژه و وظیفه در BasisPanel اطلاعات اصلی اجرای کار را در یک مسیر مشترک قرار می‌دهد. پروژه چارچوب کلی را مشخص می‌کند. وظایف، کارهای قابل انجام را روشن می‌کنند. مسئول و زمان‌بندی نیز نشان می‌دهند هر کار باید توسط چه کسی و در چه بازه‌ای پیگیری شود.
نتیجه، دید روشن‌تر نسبت به روند تحویل، کارهای معوق و مسئولیت‌های جاری است. این دید جای مدیریت پروژه را نمی‌گیرد، اما اطلاعات لازم برای تصمیم و پیگیری را منظم‌تر می‌کند.
دامنه قابلیت پروژه و وظیفه
اطلاعات لازم برای دیدن کار، مسئولیت و روند تحویل
این قابلیت بخشی از BasisPanel است و برای نگهداری اطلاعات اصلی پروژه و اجرای کار در یک مسیر مشترک استفاده می‌شود.
وظیفه
وظیفه بخش مشخص و قابل پیگیری یک پروژه است. تعریف روشن وظیفه کمک می‌کند اعضای تیم برداشت یکسانی از کار مورد انتظار داشته باشند.
مسئول
هر وظیفه باید مسئول مشخصی داشته باشد. این موضوع ابهام در پیگیری را کمتر می‌کند و مالکیت اقدام را روشن نگه می‌دارد.
زمان‌بندی
زمان‌بندی، موعد پیگیری و تحویل کار را مشخص می‌کند. به این ترتیب، کارهای معوق راحت‌تر از فعالیت‌های جاری جدا می‌شوند.
نقش
نقش مشخص می‌کند هر فرد در پروژه چه مسئولیتی دارد و به کدام اطلاعات نیاز دارد. مدل نقش باید با ساختار واقعی تیم هماهنگ باشد.
اعلان
اعلان به افراد مرتبط کمک می‌کند موارد نیازمند توجه را در زمان مناسب دنبال کنند. نوع و دامنه اعلان بر اساس نقش و پیکربندی هر استقرار مشخص می‌شود.
گزارش
گزارش، اطلاعات پروژه و وظایف را برای بررسی مدیریتی جمع می‌کند. هدف گزارش، ایجاد دید روشن‌تر نسبت به تحویل و کارهای معوق است.
کار را از تعریف پروژه تا گزارش در یک مسیر نگه دارید
هر مرحله باید خروجی، مسئول و زمان روشن داشته باشد
استفاده مؤثر از این قابلیت با تعریف یک پروژه واقعی و محدود آغاز می‌شود. لازم نیست همه پروژه‌ها و فعالیت‌های سازمان از روز اول وارد سیستم شوند.
پروژه را مشخص کنید
هدف پروژه، نتیجه مورد انتظار و محدوده کلی کار را روشن کنید. اعضای درگیر نیز باید از ابتدا مشخص باشند.
کار را به وظایف قابل پیگیری تقسیم کنید
هر بخش قابل انجام به یک وظیفه روشن تبدیل می‌شود. عنوان و شرح وظیفه باید به‌اندازه‌ای واضح باشد که مسئول آن بداند چه کاری را دنبال می‌کند.
مسئول و زمان را تعیین کنید
برای هر وظیفه، مسئول و زمان‌بندی مشخص کنید. این کار از واگذاری مبهم و پیگیری چندباره جلوگیری می‌کند.
نقش و اعلان را با نیاز تیم هماهنگ کنید
مشخص کنید چه افرادی باید اطلاعات پروژه را ببینند و چه مواردی نیازمند اعلان هستند. این تصمیم باید با مسئولیت واقعی افراد هماهنگ باشد.
گزارش اجرا را بررسی کنید
گزارش باید به مدیر کمک کند روند تحویل و کارهای معوق را ببیند. اطلاعاتی که در تصمیم‌گیری استفاده نمی‌شوند، نباید گزارش را شلوغ کنند.
پروژه و وظیفه کجا به کار می‌آید؟
هر جا چند نفر باید یک خروجی مشترک را تا زمان تحویل دنبال کنند
این قابلیت برای کارهایی مناسب است که چند وظیفه، چند مسئول و یک نتیجه مشترک دارند. موضوع اصلی، نوع صنعت یا اندازه پروژه نیست؛ مهم این است که اجرا به هماهنگی، زمان‌بندی و گزارش نیاز داشته باشد.
تحویل پروژه به مشتری
وظایف، مسئولان و زمان‌های اصلی تحویل در یک پروژه قرار می‌گیرند تا وضعیت کارهای باقی‌مانده و موارد معوق روشن‌تر باشد.
اجرای پروژه داخلی
فعالیت‌های یک پروژه داخلی میان اعضای تیم تقسیم می‌شوند. هر فرد وظایف مرتبط با خود را دنبال می‌کند و مدیر، گزارش کلی اجرا را بررسی می‌کند.
هماهنگی یک برنامه چندمرحله‌ای
برنامه‌ای که چند مرحله و چند مسئول دارد، به پروژه و وظایف مشخص تقسیم می‌شود. این ساختار کمک می‌کند وابستگی کار به پیگیری‌های شفاهی کمتر شود.
نقش و اعلان، همکاری را قابل پیگیری می‌کنند
هر فرد باید بداند چه چیزی را ببیند و چه کاری را دنبال کند
ثبت پروژه و وظیفه به‌تنهایی برای همکاری تیمی کافی نیست. مدل نقش باید روشن کند هر فرد چه مسئولیتی دارد و به چه اطلاعاتی برای انجام همان مسئولیت نیازمند است.
نقش‌ها باید بر اساس ساختار واقعی تیم تعریف شوند. کسی که یک وظیفه را دنبال می‌کند، لزوماً به همان اطلاعاتی نیاز ندارد که مدیر پروژه برای بررسی گزارش می‌بیند.
اعلان نیز باید در خدمت پیگیری باشد. هدف آن جلب توجه فرد مرتبط به یک موضوع نیازمند اقدام است، نه تولید پیام‌های متعدد و بدون اولویت. دامنه دقیق نقش‌ها و اعلان‌ها در پیکربندی و Scope تأییدشده مشخص می‌شود.
برای شروع چه چیزهایی باید روشن باشد؟
یک پروژه واقعی برای شروع کافی است
بهترین نقطه شروع، پروژه‌ای محدود و واقعی است. پروژه باید مسئول داخلی، نتیجه قابل فهم و چند وظیفه مشخص داشته باشد. استفاده از نمونه‌های واقعی کمک می‌کند تیم درباره ساختار کار، نقش‌ها و گزارش موردنیاز تصمیم دقیق‌تری بگیرد.
پیش از شروع، این موارد را روشن کنید:
- عنوان و هدف پروژه
- نتیجه یا تحویل مورد انتظار
- وظایف اصلی پروژه
- مسئول هر وظیفه
- زمان‌بندی اولیه
- افراد و نقش‌های درگیر
- مواردی که به اعلان نیاز دارند
- اطلاعاتی که مدیر باید در گزارش ببیند
اجرای پروژه را با سه شاخص مستند بررسی کنید
معیارها باید با وضعیت اولیه همان تیم مقایسه شوند
این قابلیت نباید صرفاً با تعداد پروژه‌ها یا وظایف ثبت‌شده ارزیابی شود. گزارش زمانی ارزش دارد که به مدیر نشان دهد تحویل چگونه پیش می‌رود و تیم تا چه اندازه از مسیر مشترک استفاده می‌کند.
هیچ درصد بهبود یا نتیجه ثابتی برای همه سازمان‌ها قابل وعده نیست. خط مبنا، نوع پروژه و روش کار تیم باید پیش از ارزیابی مشخص شوند.
| شاخص مستند | کاربرد در ارزیابی |
|---|---|
| تحویل به‌موقع | بررسی می‌کند وظایف و خروجی‌های مورد انتظار در موعد تعیین‌شده انجام شده‌اند یا نه |
| کارهای معوق | کارهایی را نشان می‌دهد که از زمان مورد انتظار عبور کرده‌اند و به پیگیری نیاز دارند |
| بهره‌برداری تیم | نشان می‌دهد اعضای تیم تا چه اندازه اطلاعات پروژه و وظایف را در مسیر مشترک ثبت و دنبال می‌کنند |
مرز قابلیت پروژه و وظیفه
دامنه دقیق باید با نیاز واقعی و وضعیت رسمی محصول هماهنگ باشد
پروژه و وظیفه یکی از قابلیت‌های BasisPanel است. این صفحه آن را به‌عنوان یک ERP کامل یا نرم‌افزار تخصصی مستقل برای تمام روش‌های مدیریت پروژه معرفی نمی‌کند.
مرزهای اصلی این قابلیت عبارت‌اند از:
- دامنه مستند صفحه بر پروژه، وظیفه، مسئول، زمان‌بندی، نقش، اعلان و گزارش متمرکز است.
- سطح دقیق نقش‌ها و اعلان‌ها باید در پیکربندی و Scope تأییدشده مشخص شود.
- این صفحه هیچ اتصال یا Integration تأییدنشده‌ای را وعده نمی‌دهد.
- توسعه اختصاصی یا تغییر عمیق ساختار کار، بخشی از قابلیت پایه فرض نمی‌شود.
- ثبت پروژه و وظیفه به‌تنهایی، تحویل به‌موقع یا افزایش بهره‌وری را تضمین نمی‌کند.
- نتیجه باید با خط مبنا و KPIهای تأییدشده همان سازمان بررسی شود.
- برای شروع، نیازی به انتقال هم‌زمان تمام پروژه‌های سازمان نیست.
پرسش‌های متداول درباره پروژه و وظیفه
قابلیت پروژه و وظیفه برای چه کسانی مناسب است؟
این صفحه برای مدیر پروژه و مدیر عملیات طراحی شده است. قابلیت پروژه و وظیفه زمانی کاربرد دارد که چند نفر باید وظایف، مسئولیت‌ها و زمان‌های مرتبط با یک خروجی مشترک را پیگیری کنند.
دامنه قابلیت پروژه و وظیفه چیست؟
دامنه مستند این قابلیت شامل پروژه، وظیفه، مسئول، زمان‌بندی، نقش، اعلان و گزارش است. جزئیات دقیق هر بخش باید با نسخه رسمی محصول و پیکربندی تأییدشده هماهنگ باشد.
پروژه و وظیفه چه تفاوتی با Workflow و BPMS دارد؟
پروژه و وظیفه بر هماهنگی اجرای کار، مسئولیت‌ها، زمان‌بندی و گزارش تمرکز دارد. Workflow و BPMS برای فرم، ارجاع، قواعد، تأیید و جریان مرحله‌ای فرایند استفاده می‌شود. این صفحه هیچ اتصال میان این دو قابلیت را بدون Scope و وضعیت رسمی تأییدشده وعده نمی‌دهد.
نقش و اعلان چه کاربردی در پروژه دارند؟
نقش مشخص می‌کند هر فرد چه مسئولیتی دارد و به چه اطلاعاتی نیازمند است. اعلان نیز برای جلب توجه افراد مرتبط به موارد نیازمند پیگیری استفاده می‌شود. دامنه دقیق نقش‌ها و اعلان‌ها در پیکربندی تأییدشده مشخص خواهد شد.
برای شروع دمو چه اطلاعاتی لازم است؟
یک پروژه واقعی با هدف روشن، چند وظیفه اصلی، مسئولان، زمان‌بندی اولیه و نیازهای گزارش‌گیری برای بررسی سناریو کافی است. لازم نیست همه پروژه‌های سازمان از ابتدا وارد محدوده دمو شوند.
آیا استفاده از این قابلیت، تحویل به‌موقع پروژه را تضمین می‌کند؟
خیر. این قابلیت اطلاعات پروژه، وظایف، مسئولان و زمان‌بندی را برای پیگیری روشن‌تر در یک مسیر قرار می‌دهد. نتیجه اجرای پروژه به نحوه برنامه‌ریزی، مسئولیت‌پذیری تیم، داده اولیه و روش استفاده سازمان نیز وابسته است.