ورودی‌های اصلی فرایند
- فرایندی که قرار است بررسی شود
- Process Owner یا مالک فرایند
- نقش‌های اصلی درگیر
- مراحل و وضعیت فعلی فرایند
- فرم‌ها و قواعدی که در Scope همان Workflow قرار می‌گیرند
- معیار پذیرش همان پروژه
خدمت طراحی و استقرار فرایند
طراحی Workflow و BPMS برای فرایندهای سازمانی
از شناخت فرایند تا پیکربندی و اجرای آزمایشی در BasisPanel
وقتی یک فرایند به پیگیری دستی، افراد مختلف و چند مرحله تأیید وابسته است، مشخص‌بودن وضعیت کار و مسئول هر مرحله اهمیت زیادی پیدا می‌کند.
در این خدمت، یک فرایند مشخص ابتدا بررسی و محدوده آن تعیین می‌شود. سپس مراحل، نقش‌ها، فرم‌ها، قواعد و مسیرهای تأیید طراحی می‌شوند و Workflow در BasisPanel پیکربندی می‌شود. پس از تست داخلی و UAT، خطاهای مرتبط با Scope اصلاح و نسخه تأییدشده تحویل می‌شود.
رزرو جلسه
برای بررسی یک فرایند مشخص و تعیین Scope اولیه آن.
چه زمانی طراحی Workflow به کار شما می‌آید؟
این خدمت برای زمانی مناسب است که یک فرایند مشخص در سازمان وجود دارد، اما اجرای آن به پیگیری‌های دستی، تصمیم افراد و چند مرحله جدا از هم وابسته است.
نشانه‌های رایج چنین وضعیتی می‌تواند این موارد باشد:
- وضعیت یک درخواست یا کار به‌سادگی قابل مشاهده نیست.
- مشخص نیست مسئول هر مرحله چه کسی است.
- تأییدها و ارجاع‌ها به پیگیری دستی وابسته‌اند.
- یک فرایند میان چند نقش یا واحد جابه‌جا می‌شود.
- فرم‌ها، قواعد یا مراحل اجرایی به ساختار روشن‌تری نیاز دارند.
- تأخیر یا دوباره‌کاری در یک فرایند مشخص تکرار می‌شود.
- سازمان می‌خواهد ابتدا یک Workflow محدود را اجرا و ارزیابی کند، نه اینکه همه فرایندها را هم‌زمان تغییر دهد.
هدف این خدمت، شروع از یک مسئله و یک Scope مشخص است.
دامنه خدمت طراحی Workflow و BPMS چیست؟
یک فرایند مشخص، با Scope و معیار پذیرش روشن
این خدمت فقط ترسیم نمودار یا برگزاری یک جلسه مشاوره نیست. یک Workflow مشخص از مرحله شناخت فرایند تا طراحی، پیکربندی و اجرای آزمایشی در BasisPanel پیش می‌رود.
دامنه استاندارد خدمت شامل این موارد است:
- بررسی وضعیت فعلی فرایند
- شناسایی گلوگاه‌ها و نقاط وابسته به کار دستی
- تعیین Scope
- طراحی وضعیت پیشنهادی
- تعریف مراحل و وضعیت‌های Workflow
- تعریف نقش‌های درگیر
- تعریف فرم‌ها و داده‌های لازم در محدوده فرایند
- تعریف قواعد، تأییدها و مسیرهای استثنا
- تعریف اعلان‌ها و Automationهای موردنیاز در Scope
- پیکربندی Workflow در BasisPanel
- تست داخلی
- اجرای UAT
- اصلاح خطاهای داخل Scope
- تأیید و تحویل
- آموزش کاربران مرتبط
- پشتیبانی اولیه پس از اجرا
محدوده Workflow می‌تواند براساس تعداد مراحل، نقش‌ها، فرم‌ها، مسیرهای تأیید، شرط‌ها و شاخه‌های تصمیم، اعلان‌ها، واحدهای سازمانی، سیستم‌های درگیر و حجم یا مدت اجرای آزمایشی متفاوت باشد.
برای همه پروژه‌ها سقف عددی یکسان اعلام نمی‌شود. حدود هر پروژه در Scope همان فرایند مشخص خواهد شد.
طراحی و اجرای Workflow چگونه انجام می‌شود؟
۱. شروع و شناخت فرایند
کار با Kickoff و گفت‌وگو با Process Owner و افراد مرتبط آغاز می‌شود. وضعیت فعلی فرایند بررسی می‌شود تا مراحل اصلی و نقاط مسئله‌دار روشن شوند.
۲. تعیین Scope
مشخص می‌شود کدام بخش از فرایند وارد Workflow می‌شود و چه مواردی خارج از محدوده این مرحله هستند.
۳. طراحی وضعیت پیشنهادی
مراحل، نقش‌ها، فرم‌ها، قواعد، مسیرهای تأیید و استثناهای موردنیاز طراحی می‌شوند.
۴. پیکربندی در BasisPanel
Workflow تأییدشده در BasisPanel پیکربندی می‌شود.
۵. تست داخلی
مسیرهای تعریف‌شده پیش از ارائه به مشتری بررسی می‌شوند.
۶. UAT
Workflow در مرحله تست پذیرش کاربر بررسی می‌شود تا مشخص شود اجرای آن با Scope و معیار پذیرش توافق‌شده هماهنگ است.
۷. اصلاح و تأیید
خطاهای مشخص‌شده پس از UAT که داخل Scope قرار دارند، تا رسیدن به معیار پذیرش اصلاح می‌شوند.
۸. تحویل و شروع استفاده
نسخه پیکربندی‌شده و مستند راهنمای استفاده تحویل می‌شوند. آموزش کاربران مرتبط و پشتیبانی اولیه نیز در همین مسیر انجام می‌شود.
زمان اجرای همه پروژه‌ها یکسان نیست و پس از تعیین Scope مشخص می‌شود.
برای شروع چه چیزهایی باید روشن باشد؟
طراحی Workflow زمانی قابل اجرا است که یک فرایند مشخص و فردی که آن را می‌شناسد در پروژه حضور داشته باشند.
نقش منظومه‌نگاران در اجرای خدمت
- شناخت و بررسی فرایند
- تعیین Scope
- طراحی وضعیت پیشنهادی
- تعریف ساختار Workflow
- پیکربندی در BasisPanel
- تست داخلی
- اجرای مسیر UAT
- اصلاح خطاهای داخل Scope
- تحویل مستندات
- آموزش کاربران مرتبط و پشتیبانی اولیه
نقش مشتری در مسیر اجرا
Process Owner و افراد مرتبط در مرحله شناخت و UAT مشارکت می‌کنند و Workflow پس از بررسی و تأیید وارد مرحله تحویل می‌شود.
در پایان چه چیزی تحویل می‌گیرید؟
خروجی این خدمت فقط یک نمودار فرایند نیست. ساختار طراحی‌شده و نسخه پیکربندی‌شده Workflow همراه با مستندات اصلی آن تحویل می‌شوند.
خروجی‌های استاندارد عبارت‌اند از:
- گزارش شناخت فرایند
- نقشه فرایند فعلی
- نقشه فرایند پیشنهادی
- Workflow Map
- فهرست مراحل و وضعیت‌ها
- ماتریس نقش‌ها و مسئولیت‌ها
- فهرست فرم‌ها و داده‌های موردنیاز
- قواعد و مسیرهای تأیید
- مسیرهای استثنا و ارجاع
- معیارهای پذیرش
- Scope نهایی اجرا
- فهرست موارد خارج از Scope
- نسخه پیکربندی‌شده در BasisPanel
- مستند راهنمای استفاده
محیط آزمایشی در مسیر اجرا وجود دارد، اما به‌عنوان خروجی استاندارد تحویل تعریف نشده است. گزارش تست یا UAT نیز جزو خروجی استاندارد قابل تحویل نیست.
تحویل براساس Scope و معیار پذیرش انجام می‌شود
در این خدمت، UAT پیش از تأیید نهایی Workflow انجام می‌شود. اگر در این مرحله خطایی نسبت به Scope و معیار پذیرش مشخص شود، اصلاح آن داخل همین خدمت انجام خواهد شد.
این رویکرد باعث می‌شود تحویل Workflow به یک انتظار کلی و نامحدود وابسته نباشد و ارزیابی نهایی براساس همان محدوده‌ای انجام شود که برای پروژه تعریف شده است.
نیاز جدید، تغییر در فرایند یا توسعه‌ای که خارج از Scope اولیه باشد، جزو اصلاح خطای همان Scope محسوب نمی‌شود.
چه چیزهایی در Scope پایه این خدمت نیست؟
این خدمت برای طراحی و اجرای یک Workflow با محدوده مشخص تعریف شده است. بنابراین موارد زیر بخشی از Scope پایه نیستند:
- بازطراحی کامل همه فرایندهای سازمان
- استقرار کامل BPMS در کل سازمان
- توسعه اختصاصی بدون SOW
- اتصال به نرم‌افزارهای دیگر
- توسعه API یا Connector
- مهاجرت گسترده داده
- پاک‌سازی گسترده داده
- تغییر ساختار سازمانی
- تدوین آیین‌نامه یا دستورالعمل حقوقی
- آموزش گسترده در سطح کل سازمان
- پشتیبانی بلندمدت یا SLA اختصاصی
- تهیه سخت‌افزار یا زیرساخت
این مرزبندی کمک می‌کند اولین Workflow با محدوده روشن اجرا شود و نیازهای بزرگ‌تر با پروژه یا Scope مستقل مخلوط نشوند.
نمونه Workflow واقعی در BasisPanel
ساختار فرایند را قبل از تصمیم ببینید
در این بخش یک نمونه Workflow واقعی و ناشناس‌شده در BasisPanel نمایش داده می‌شود تا شکل مراحل، نقش‌ها، وضعیت‌ها و نقاط تأیید برای کاربر قابل مشاهده باشد.
این نمونه برای نشان‌دادن شکل واقعی طراحی و پیکربندی Workflow است. برای آن نتیجه عددی، درصد بهبود یا مقایسه قبل و بعد اعلام نمی‌شود؛ چون در حال حاضر داده مستند و قابل انتشار برای چنین ادعایی وجود ندارد.
بعد از اولین Workflow چه می‌شود؟
اولین Workflow قرار نیست همه فرایندهای سازمان را یک‌باره پوشش دهد. پس از تحویل و استفاده از Workflow اولیه، در صورت وجود نیاز واقعی، فرایندهای بعدی می‌توانند جداگانه بررسی و برای آن‌ها Scope مستقل تعریف شود.
مسیر معمول بعد از پایان این خدمت، پیشنهاد و توسعه Workflowهای بعدی است. هر توسعه جدید براساس مسئله و محدوده همان فرایند تصمیم‌گیری می‌شود.
پرسش‌های متداول درباره طراحی Workflow و BPMS
آیا این خدمت فقط شامل طراحی Workflow است؟
خیر. خدمت شامل شناخت فرایند، طراحی، پیکربندی Workflow در BasisPanel و اجرای آزمایشی است. تست داخلی و UAT نیز در مسیر اجرا انجام می‌شوند.
منظور از Workflow محدود چیست؟
محدوده هر Workflow براساس Scope همان پروژه مشخص می‌شود. تعداد مراحل، نقش‌ها، فرم‌ها، مسیرهای تأیید، شرط‌ها، اعلان‌ها، واحدهای درگیر و پیچیدگی اجرای آزمایشی می‌توانند روی این محدوده اثر بگذارند. سقف عددی عمومی برای همه پروژه‌ها اعلام نمی‌شود.
آیا Workflow واقعاً در BasisPanel پیکربندی می‌شود؟
بله. پیکربندی واقعی Workflow در BasisPanel جزو همین خدمت است و پیش از انتشار، محیط آزمایشی برای بررسی آن وجود دارد.
آیا UAT جزو مراحل اجرا است؟
بله. پس از تست داخلی، UAT انجام می‌شود. خطاهای مشخص‌شده که داخل Scope قرار دارند تا رسیدن به معیار پذیرش اصلاح می‌شوند.
این خدمت چقدر زمان می‌برد؟
زمان عمومی و ثابتی برای همه Workflowها اعلام نمی‌شود. مدت اجرا پس از تعیین Scope همان پروژه مشخص خواهد شد.
آیا اتصال به نرم‌افزارهای دیگر هم در Scope پایه قرار دارد؟
خیر. اتصال به نرم‌افزارهای دیگر و توسعه API یا Connector جزو Scope پایه این خدمت نیست.
آیا این خدمت شامل استقرار کامل BPMS در کل سازمان است؟
خیر. خدمت برای یک Workflow با Scope مشخص تعریف شده است. بازطراحی همه فرایندهای سازمان یا استقرار کامل BPMS در کل سازمان جزو Scope پایه نیست.
پس از تحویل اولین Workflow چه مسیری وجود دارد؟
در صورت وجود نیاز واقعی، Workflowهای بعدی می‌توانند جداگانه بررسی شوند و برای هرکدام Scope مستقل تعریف شود. مسیر معمول پس از پایان خدمت، پیشنهاد و توسعه Workflowهای بعدی است.
فرایند موردنظر را برای اجرا بررسی کنید
اگر یک فرایند مشخص دارید که می‌خواهید مراحل، نقش‌ها و نقاط تأیید آن روشن و قابل پیگیری شوند، در جلسه اولیه Scope آن را بررسی کنید.
رزرو جلسهبرای بررسی یک فرایند مشخص و تعیین Scope اولیه آن.