راهکار فرایندی BasisPanel

اتوماسیون فرایند با هوش مصنوعی

تحلیل هوش مصنوعی را به بخشی از یک گردش‌کار مشخص تبدیل کنید؛ جایی که قواعد فرایند، تأیید و اقدام بعدی از قبل روشن است.

هوش مصنوعی زمانی برای عملیات روزانه ارزش بیشتری ایجاد می‌کند که خروجی آن فقط یک پاسخ یا تحلیل جداگانه نباشد. در این راهکار، اطلاعات استخراج‌شده یا پیشنهاد AI می‌تواند در قواعد تعریف‌شده فرایند استفاده شود و به مسیر مشخصی از Workflow متصل شود.

هدف، سپردن کنترل فرایند به هوش مصنوعی نیست. هدف این است که از توان AI برای فهم و آماده‌سازی اطلاعات استفاده شود و ادامه کار در یک ساختار مشخص، قابل بررسی و قابل پیگیری انجام شود.

یک فرایند واقعی را انتخاب کنید تا ورودی، نقش AI، قواعد ادامه کار و نقاط اتصال آن به Workflow بررسی شود.

پاسخ هوش مصنوعی پایان فرایند نیست

در کار واقعی، بعد از تحلیل یک درخواست هنوز باید مشخص باشد چه اقدامی، توسط چه مسیری و با چه کنترلی انجام می‌شود.

یک درخواست ممکن است ابتدا نیاز به خلاصه‌سازی، استخراج اطلاعات یا دسته‌بندی داشته باشد. اما بعد از این مرحله، کار سازمان ادامه دارد. درخواست باید وارد مسیر درست شود، در صورت نیاز بررسی یا تأیید شود و اقدام بعدی طبق قواعد مشخص انجام گیرد.

اتوماسیون فرایند با هوش مصنوعی این فاصله را هدف می‌گیرد. خروجی AI در یک Workflow تعریف‌شده استفاده می‌شود تا تحلیل اطلاعات از اجرای کار جدا نماند.

این رویکرد برای مدیر عملیات یا مالک فرایندی مناسب است که می‌خواهد از هوش مصنوعی در یک مسئله مشخص استفاده کند، بدون اینکه کنترل ادامه فرایند را به تصمیم مستقل AI بسپارد.

از دریافت اطلاعات تا ادامه فرایند

هوش مصنوعی اطلاعات را آماده می‌کند؛ قواعد تعریف‌شده مشخص می‌کنند این خروجی چگونه در فرایند استفاده شود.

  1. دریافت ورودی

    سناریو می‌تواند با اطلاعاتی مانند متن، فایل، مدرک یا ورودی یک فرم آغاز شود.

  2. تحلیل با هوش مصنوعی

    بسته به سناریو، AI می‌تواند اطلاعات را خلاصه کند، داده موردنیاز را از متن یا فایل استخراج کند یا درخواست را دسته‌بندی کند.

  3. استفاده از خروجی در قواعد فرایند

    ساختار خروجی AI و قواعد استفاده از آن قابل تنظیم است. این قواعد تعیین می‌کنند خروجی چگونه به مسیرهای تعریف‌شده Workflow متصل شود.

  4. ادامه گردش‌کار

    در سناریوهای پیکربندی‌شده، خروجی AI می‌تواند در قواعدی استفاده شود که شروع Workflow، تغییر مسیر، ایجاد Action یا توقف فرایند را کنترل می‌کنند.

  5. بررسی انسانی در صورت تعریف در فرایند

    اگر سناریو شامل بررسی انسانی باشد، نتیجه تأیید، رد یا اصلاح پیشنهاد AI می‌تواند ثبت و نگهداری شود.

  6. ثبت نتیجه برای پیگیری

    اطلاعات مربوط به ورودی AI، خروجی یا پیشنهاد و نتیجه بررسی کارشناس می‌تواند برای پیگیری سناریو ذخیره و مشاهده شود.

کدام نقش‌های هوش مصنوعی در این راهکار قابل استفاده‌اند؟

همه قابلیت‌ها در یک سطح عرضه نمی‌شوند؛ بخشی آماده‌اند، بخشی با پیکربندی فعال می‌شوند و بخشی به توسعه اختصاصی نیاز دارند.

برای انتخاب سناریوی درست، باید میان قابلیت عمومی، قابلیت قابل پیکربندی و توسعه اختصاصی تفاوت گذاشت.

فعال و قابل عرضه عمومی

خلاصه‌سازی درخواست، استخراج اطلاعات از متن آزاد، استخراج اطلاعات از فایل یا مدرک و دسته‌بندی درخواست.

قابل ارائه با پیکربندی

اولویت‌بندی درخواست، امتیازدهی، تشخیص ناقص‌بودن اطلاعات و پیشنهاد پاسخ به کاربر.

نیازمند توسعه سفارشی یا SOW

ارزیابی درخواست براساس معیارهای تعریف‌شده، پیشنهاد Workflow مناسب، پیشنهاد مرحله یا Action بعدی و Score Confidence.

در صفحه عمومی وعده داده نمی‌شود

تشخیص موارد استثنایی یا نامطمئن توسط AI، پیشنهاد مستقیم مسئول یا تیم رسیدگی و ارائه دلیل یا توضیح AI برای پیشنهاد.

این راهکار را از یک فرایند مشخص شروع کنید

سناریوی مناسب، ورودی و نتیجه روشنی دارد و می‌توان قواعد ادامه کار را برای آن تعریف کرد.

اتصال فرم به Workflow

برای زمانی که اطلاعات ثبت‌شده در فرم باید وارد یک گردش‌کار مشخص شود و ادامه رسیدگی در همان مسیر انجام گیرد.

Intake و ارزیابی درخواست

برای فرایندهایی که اطلاعات اولیه یک درخواست باید پیش از ادامه کار جمع‌آوری، آماده و ارزیابی شود.

بررسی و تکمیل مدارک

برای سناریوهایی که اطلاعات موجود در فایل یا مدرک باید استخراج شود و وضعیت اطلاعات پیش از ادامه فرایند روشن‌تر باشد.

درخواست و تأیید داخلی

برای درخواست‌هایی که پس از ثبت و بررسی اولیه باید از مسیر مشخص تأیید سازمانی عبور کنند.

پشتیبانی فنی

برای درخواست‌هایی که خلاصه‌سازی یا دسته‌بندی اولیه اطلاعات می‌تواند رسیدگی بعدی را منظم‌تر کند.

شکایت و گارانتی

برای فرایندهایی که اطلاعات اولیه درخواست باید ساختارمند شود و سپس در یک مسیر مشخص پیگیری قرار گیرد.

خروجی AI را بدون ردپا وارد فرایند نکنید

وقتی هوش مصنوعی در یک فرایند کاری استفاده می‌شود، امکان بررسی آنچه وارد AI شده و نتیجه‌ای که از آن گرفته شده اهمیت دارد.

در دامنه تأییدشده این راهکار، ورودی ارسال‌شده به AI، خروجی یا پیشنهاد AI و نتیجه بررسی کارشناس قابل ذخیره و مشاهده هستند.

اگر پیشنهاد AI در مرحله انسانی تأیید، رد یا اصلاح شود، نتیجه این بررسی نیز ثبت می‌شود. این ساختار به تیم کمک می‌کند استفاده از AI فقط به یک پاسخ لحظه‌ای محدود نماند و بتوان نتیجه آن را در سناریوی تعریف‌شده پیگیری کرد.

نسخه اصلاح‌شده خروجی AI به‌عنوان یک مورد مستقل ذخیره یا نمایش داده نمی‌شود؛ بنابراین در این صفحه چنین قابلیتی وعده داده نمی‌شود.

  • ورودی ارسال‌شده به AI
  • خروجی یا پیشنهاد AI
  • نتیجه تأیید پیشنهاد
  • نتیجه رد پیشنهاد
  • نتیجه اصلاح پیشنهاد توسط کارشناس

فقط اجرای فرایند مهم نیست؛ نتیجه استفاده از AI را هم بسنجید

شاخص‌ها باید نشان دهند AI کجا وارد فرایند شده و نتیجه آن چه بوده است.

برای این راهکار چند KPI اختصاصی AI تأیید شده است. این شاخص‌ها به مدیر فرایند کمک می‌کنند میزان استفاده از AI و میزان نیاز به بررسی انسانی را در سناریوی موردنظر دنبال کند.

برای استفاده عملی از این شاخص‌ها، ثبت رویدادهای مرتبط با فرایند باید در Scope سناریو در نظر گرفته شود. این صفحه هیچ عدد، درصد بهبود یا نتیجه تضمین‌شده‌ای اعلام نمی‌کند.

  • تعداد درخواست‌های پردازش‌شده با AI
  • تعداد Actionهای انجام‌شده به کمک AI
  • تعداد موارد ارجاع‌شده برای بررسی انسانی
  • تعداد پیشنهادهای AI که تأیید شده‌اند
  • تعداد پیشنهادهای AI که رد یا اصلاح شده‌اند

برای بررسی یک سناریوی واقعی، چه چیزهایی باید روشن باشد؟

لازم نیست از ابتدا همه فرایندهای سازمان را وارد پروژه کنید؛ یک مسئله مشخص برای شروع کافی است.

کارگاه زمانی مفیدتر است که یک فرایند مشخص برای بررسی انتخاب شده باشد. در این مرحله قرار نیست درباره همه قابلیت‌ها یا همه واحدهای سازمان تصمیم گرفته شود. تمرکز روی یک ورودی، یک مسئله و ادامه مسیر آن است.

  • درخواست یا فرایندی که قرار است بررسی شود
  • نوع اطلاعات ورودی
  • کاری که AI باید روی اطلاعات انجام دهد
  • ساختار خروجی موردنیاز
  • قواعد استفاده از خروجی AI
  • نقاطی که ادامه Workflow باید مشخص شود
  • شاخصی که برای سنجش نتیجه سناریو اهمیت دارد

این راهکار چه چیزی را وعده نمی‌دهد؟

مرز روشن، بخشی از طراحی درست اتوماسیون است.

این صفحه درباره اتصال کنترل‌شده خروجی هوش مصنوعی به فرایند است؛ نه واگذاری نامحدود تصمیم‌ها به AI.

  • هوش مصنوعی در پیام عمومی محصول به‌عنوان تصمیم‌گیر مستقل مسیر یا Action معرفی نمی‌شود.
  • انتخاب مستقیم شاخه Workflow توسط AI در این صفحه وعده داده نمی‌شود.
  • پیشنهاد مستقیم مسئول یا تیم رسیدگی توسط AI در وضعیت فعلی به‌عنوان قابلیت عمومی معرفی نمی‌شود.
  • قابلیت‌هایی مانند پیشنهاد Workflow مناسب، پیشنهاد مرحله یا Action بعدی و Score Confidence در دامنه توسعه سفارشی یا SOW قرار می‌گیرند.
  • این صفحه وعده اتصال آماده به هر نرم‌افزار خارجی نمی‌دهد.
  • هیچ زمان اجرا، SLA، درصد کاهش هزینه، کاهش زمان یا نتیجه کمی در این صفحه تضمین نمی‌شود.
  • BasisPanel در این صفحه ERP کامل یا CRM مستقل معرفی نمی‌شود.

یک فرایند مشخص را برای بررسی انتخاب کنید

برای شروع لازم نیست همه فرایندهای سازمان را هم‌زمان تغییر دهید. یک سناریوی مشخص را انتخاب کنید تا نقش هوش مصنوعی، قواعد استفاده از خروجی و مسیر ادامه Workflow روی همان مسئله بررسی شود.

یک فرایند واقعی را انتخاب کنید تا ورودی، نقش AI، قواعد ادامه کار و نقاط اتصال آن به Workflow بررسی شود.