فرم
اطلاعات موردنیاز از نقطه شروع جمع‌آوری می‌شود. این کار کمک می‌کند درخواست با داده‌های مشخص وارد فرایند شود.
قابلیت مدیریت فرایند در BasisPanel
Workflow و BPMS
فرم، ارجاع، تأیید و اقدام را در یک گردش کار قابل پیگیری کنار هم قرار دهید.
اگر مسئول یک فرایند هستید، باید بتوانید بدانید هر درخواست در چه مرحله‌ای قرار دارد، مسئول اقدام بعدی چه کسی است و چه تصمیمی درباره آن گرفته شده است.
Workflow و BPMS در BasisPanel کمک می‌کند فرم، ارجاع، قاعده، تأیید، وظیفه و وضعیت فرایند در یک مسیر مشخص قرار گیرند. در نتیجه، اجرای کار کمتر به پیام‌های پراکنده و پیگیری مستقیم از افراد وابسته می‌ماند.
می‌توانید از یک فرایند محدود و روشن شروع کنید و پس از بررسی عملکرد آن، دامنه استفاده را مرحله‌به‌مرحله گسترش دهید.
این قابلیت برای چه مسئله‌ای مناسب است؟
زمانی که مسیر کار روشن نیست، حتی یک درخواست ساده نیز به پیگیری‌های مکرر وابسته می‌شود.
Workflow و BPMS برای فرایندهایی مناسب است که چند مرحله، چند مسئول یا یک مسیر تأیید مشخص دارند. در چنین فرایندهایی، اطلاعات باید از یک مرحله به مرحله بعد منتقل شود و نتیجه هر تصمیم نیز به اقدام بعدی برسد.
نشانه‌های زیر می‌توانند نشان دهند که یک فرایند به مسیر روشن‌تری نیاز دارد:
- درخواست‌ها از طریق پیام، تماس یا فایل‌های جداگانه پیگیری می‌شوند.
- مشخص نیست هر درخواست اکنون نزد چه فرد یا واحدی قرار دارد.
- ارجاع کار به تشخیص لحظه‌ای افراد وابسته است.
- تأییدها خارج از مسیر اصلی فرایند انجام می‌شوند.
- پس از تأیید، اقدام بعدی به‌صورت روشن تعیین نمی‌شود.
- وضعیت فرایند بدون پرس‌وجوی مستقیم قابل مشاهده نیست.
- تغییر مسئول یا غیبت یک فرد، ادامه کار را دشوار می‌کند.
اجزای اصلی Workflow و BPMS
یک گردش کار قابل پیگیری از چند جزء روشن تشکیل می‌شود.
در BasisPanel، اجزای اصلی فرایند در یک مسیر به هم متصل می‌شوند. هر جزء نقش مشخصی دارد و نتیجه آن، مرحله بعدی را تعیین می‌کند.
ارجاع
درخواست به فرد یا واحد مسئول منتقل می‌شود. مسیر ارجاع می‌تواند براساس ساختار تعریف‌شده فرایند انجام شود.
قاعده
قواعد مشخص می‌کنند یک درخواست در شرایط مختلف از کدام مسیر ادامه پیدا کند. به این ترتیب، تصمیم‌های تکراری کمتر به برداشت شخصی وابسته می‌مانند.
تأیید
مرحله تأیید در همان مسیر فرایند ثبت می‌شود. نتیجه تأیید، رد یا بازگشت برای اصلاح می‌تواند ادامه مسیر را مشخص کند.
وظیفه
پس از تصمیم، کار بعدی به مسئول مربوط واگذار می‌شود. فرایند به ثبت درخواست محدود نمی‌ماند و به اقدام اجرایی متصل می‌شود.
وضعیت
وضعیت فعلی هر مورد در مسیر فرایند مشخص می‌ماند. مالک فرایند می‌تواند تشخیص دهد کار در کدام مرحله قرار دارد.
گردش کار چگونه پیش می‌رود؟
هر درخواست از یک نقطه مشخص آغاز می‌شود و براساس قاعده و تصمیم ثبت‌شده ادامه پیدا می‌کند.
مسیر هر فرایند به نیاز همان سازمان وابسته است. با این حال، منطق پایه گردش کار از چند مرحله مشخص تشکیل می‌شود:
- 01
ثبت اطلاعات
کاربر فرم یا درخواست را ثبت می‌کند و اطلاعات لازم وارد مسیر فرایند می‌شود.
- 02
بررسی قاعده
شرایط ثبت‌شده بررسی می‌شوند تا مسیر مناسب برای ادامه کار مشخص شود.
- 03
ارجاع یا تأیید
درخواست به مسئول مربوط می‌رسد یا وارد مرحله تأیید می‌شود.
- 04
تعیین اقدام بعدی
نتیجه بررسی می‌تواند به ایجاد وظیفه، ادامه مسیر، رد درخواست یا بازگشت برای اصلاح منجر شود.
- 05
ثبت وضعیت
وضعیت فعلی فرایند مشخص می‌ماند تا مسئولان بدانند کار در چه مرحله‌ای قرار دارد.
نمونه‌های کاربرد Workflow و BPMS
یک فرایند مناسب، شروع مشخص، مسئول روشن و نتیجه قابل پیگیری دارد.
نمونه‌های زیر نشان می‌دهند اجزای مستند Workflow چگونه می‌توانند در یک مسیر واقعی کنار هم قرار گیرند. جزئیات هر فرایند باید متناسب با ساختار همان سازمان تعریف شود.
درخواست نیازمند تأیید
درخواست ثبت می‌شود، به تأییدکننده می‌رسد و نتیجه تصمیم، مرحله بعدی را مشخص می‌کند.
ارجاع براساس نوع درخواست
اطلاعات فرم بررسی می‌شود و درخواست براساس قاعده تعریف‌شده به واحد یا مسئول مناسب ارجاع داده می‌شود.
تأیید و ایجاد وظیفه
پس از تأیید، وظیفه بعدی برای مسئول اجرا تعیین می‌شود و وضعیت فرایند تغییر می‌کند.
بازگشت برای اصلاح
اگر اطلاعات کامل نباشد یا درخواست نیاز به اصلاح داشته باشد، مورد به مرحله قبلی بازمی‌گردد و پس از تکمیل دوباره وارد مسیر بررسی می‌شود.
عبور کار میان چند مسئول
هر مرحله به مسئول مشخصی واگذار می‌شود و پس از تکمیل، کار به مرحله بعد منتقل می‌گردد.
پیش‌نیازها و محدودیت‌های استفاده
نرم‌افزار زمانی به فرایند کمک می‌کند که مسئولیت‌ها و قواعد اصلی آن قابل تعریف باشند.
برای استفاده مؤثر از Workflow و BPMS، ابتدا باید یک فرایند مشخص انتخاب شود. مالک فرایند، نقطه شروع، مسئولان هر مرحله و نتیجه مورد انتظار نیز باید روشن باشند.
این قابلیت بخشی از BasisPanel است و نباید به‌عنوان ERP کامل، CRM مستقل یا جایگزین خودکار همه سامانه‌های سازمان معرفی شود.
پیش‌نیازها
- یک فرایند تکرارشونده و مشخص انتخاب شده باشد.
- مالک فرایند مسئول تصمیم‌گیری و تأیید مسیر باشد.
- نقطه شروع و پایان فرایند قابل تعریف باشد.
- نقش افراد و واحدهای درگیر روشن باشد.
- اطلاعات ورودی و قواعد تصمیم‌گیری مشخص باشند.
- نتیجه مورد انتظار از نسخه اولیه قابل توضیح باشد.
محدودیت‌ها
- یک فرایند مبهم، صرفاً با خرید نرم‌افزار به فرایندی استاندارد تبدیل نمی‌شود.
- انتقال هم‌زمان همه فرایندهای سازمان، نقطه شروع مناسبی نیست.
- هر نوع اتصال به سامانه‌های دیگر باید جداگانه بررسی و تأیید شود.
- بدون بررسی فرایند، نمی‌توان درباره نتیجه، زمان اجرا یا کاهش هزینه وعده داد.
- سفارشی‌سازی خارج از دامنه تأییدشده، بخشی از قابلیت پایه محسوب نمی‌شود.
پرسش‌های متداول درباره Workflow و BPMS
Workflow و BPMS در BasisPanel چه اجزایی را مدیریت می‌کند؟
اجزای مستند این قابلیت شامل فرم، ارجاع، قاعده، تأیید، وظیفه و وضعیت است. این اجزا در یک مسیر قرار می‌گیرند تا درخواست از نقطه شروع به اقدام بعدی منتقل شود.
آیا پس از تأیید می‌توان اقدام بعدی را مشخص کرد؟
بله. وظیفه و اقدام بعدی از اجزای مستند این قابلیت هستند. نتیجه تأیید می‌تواند ادامه مسیر یا وظیفه بعدی را مشخص کند.
آیا برای شروع باید همه فرایندهای سازمان وارد سیستم شوند؟
خیر. مسیر پیشنهادی، شروع با یک فرایند محدود، روشن و دارای مالک مشخص است. پس از بررسی عملکرد همان فرایند، می‌توان درباره توسعه دامنه تصمیم گرفت.
آیا Workflow و BPMS در BasisPanel یک ERP کامل است؟
خیر. BasisPanel نباید به‌عنوان ERP کامل یا CRM مستقل معرفی شود. Workflow و BPMS یکی از قابلیت‌های آن برای مدیریت مسیر فرایند، تأیید، وظیفه و وضعیت است.
برای شروع چه اطلاعاتی باید مشخص باشد؟
فرایند موردنظر، مالک فرایند، نقطه شروع و پایان، افراد درگیر، اطلاعات ورودی، قواعد تصمیم‌گیری و نتیجه مورد انتظار باید تا حد لازم روشن باشند.
اگر فرایند فعلی هنوز مشخص و مورد توافق نیست، چه باید کرد؟
در این حالت، ابتدا باید مراحل، نقش‌ها و قواعد فرایند شفاف شوند. صفحه خدمت «طراحی Workflow و BPMS» برای کشف و طراحی فرایند در نظر گرفته شده است.