آیا فرم‌های داخلی BasisPanel مستقیماً به Workflow متصل می‌شوند؟
بله. اتصال فرم‌های داخلی BasisPanel به Workflow یک قابلیت استاندارد است و تنظیمات Workflow متناسب با نیاز هر مشتری پیکربندی می‌شود.
سناریوی عملی BasisPanel
اتصال فرم به Workflow؛ از ثبت درخواست تا فرایند قابل پیگیری
فرم را به نقطه شروع یک Workflow تبدیل کنید.
در این سناریو، ثبت فرم پایان کار نیست. اطلاعات به‌صورت یک رکورد در BasisPanel ذخیره می‌شود و Workflow بلافاصله آغاز می‌شود.
درخواست می‌تواند براساس اطلاعات واردشده وارد مسیر مناسب شود، به مسئول یا نقش مرتبط برسد و در مرحله لازم برای تصمیم انسانی ارائه شود. به این ترتیب، فرم از یک ابزار جمع‌آوری اطلاعات به ورودی یک فرایند مشخص و قابل پیگیری تبدیل می‌شود.
ببینید اتصال فرم به Workflow چگونه می‌تواند روی یک سناریوی مشخص اجرا شود.
ثبت فرم زمانی ارزش عملی پیدا می‌کند که اقدام بعدی هم مشخص باشد
در بسیاری از فرایندهای سازمانی، دریافت اطلاعات فقط شروع کار است. بعد از ثبت یک درخواست، باید مشخص باشد چه اقدامی انجام شود، چه کسی مسئول ادامه کار است و در چه مرحله‌ای تصمیم انسانی لازم است.
اگر فرم از ادامه فرایند جدا باشد، ثبت اطلاعات به‌تنهایی نتیجه عملیاتی ایجاد نمی‌کند. این Use Case روی همین نقطه تمرکز دارد: فرم پس از ثبت، Workflow مربوط را آغاز می‌کند و درخواست وارد یک فرایند مشخص برای مسیریابی، بررسی و پیگیری می‌شود.
هدف، افزودن یک فرم دیگر نیست؛ هدف این است که اطلاعات ثبت‌شده مستقیماً وارد کاری شوند که باید بعد از فرم انجام شود.
فرم چگونه وارد Workflow می‌شود؟
از ثبت اطلاعات تا مسیریابی و تصمیم بعدی
فرم در این سناریو مستقیماً به ادامه فرایند متصل است. جریان اصلی به این شکل پیش می‌رود:
فرم ثبت می‌شود. ورودی می‌تواند از فرم داخلی BasisPanel یا فرم وب‌سایت فعلی مشتری باشد.
اطلاعات در BasisPanel ذخیره می‌شود. داده فرم به‌صورت یک رکورد ثبت می‌شود و Workflow به همان رکورد متصل است.
Workflow به‌صورت خودکار آغاز می‌شود. شروع فرایند برای فرم جدید نیازمند اجرای دستی جداگانه نیست.
مسیر مناسب تعیین می‌شود. یک فرم می‌تواند براساس اطلاعات واردشده یکی از چند Workflow را آغاز کند.
درخواست مسیریابی می‌شود. مسیریابی شرطی و ارجاع به مسئول یا نقش در این سناریو قابل استفاده است. اگر هیچ شرطی برقرار نباشد، درخواست به مسئول پیش‌فرض ارجاع می‌شود.
در صورت نیاز، تصمیم انسانی وارد فرایند می‌شود. مرحله تأیید انسانی می‌تواند بخشی از Workflow باشد.
اقدام بعدی انجام و نتیجه پیگیری می‌شود. تغییر وضعیت، اقدامات تأییدشده و شاخص‌های عملیاتی، ادامه فرایند را قابل مشاهده و قابل اندازه‌گیری می‌کنند.
چه داده‌ای وارد فرایند می‌شود؟
اطلاعات فرم به همان رکوردی متصل می‌ماند که Workflow روی آن اجرا می‌شود
فرایند می‌تواند با فرم داخلی BasisPanel یا فرم وب‌سایت فعلی مشتری آغاز شود. برای فرم وب‌سایت، روش اتصال تأییدشده در این صفحه API است.
اطلاعات دریافت‌شده به‌صورت رکورد در BasisPanel ذخیره می‌شود و Workflow به همان رکورد متصل است. داده‌های تأییدشده برای این سناریو شامل فیلدهای متنی، اطلاعات کاربر و فایل‌های پیوست است.
فیلدهای الزامی نیز می‌توانند براساس نوع درخواست یا شرط تغییر کنند. قابلیت تشخیص ثبت تکراری وجود دارد؛ در صورت تشخیص، به کاربر هشدار داده می‌شود، اما ثبت درخواست همچنان امکان‌پذیر است.
- فیلدهای متنی
- اطلاعات کاربر
- فایل‌های پیوست
- اطلاعات لازم برای تعیین مسیر Workflow
تصمیم انسانی در جای لازم، داخل همان Workflow می‌ماند
اتوماسیون مسیر را جلو می‌برد؛ تأیید انسانی در نقطه مناسب انجام می‌شود
همه مراحل یک درخواست قرار نیست بدون تصمیم انسانی پیش بروند. در Workflow می‌توان نقطه‌ای برای تأیید انسانی در نظر گرفت تا درخواست در زمان لازم به مسئول یا نقش مرتبط برسد.
اگر درخواست رد شود یا نیاز به اصلاح داشته باشد، ادامه مسیر براساس Workflow تعیین می‌شود. فرایند می‌تواند پایان پیدا کند، درخواست به ثبت‌کننده بازگردد، به مرحله قبل برگردد یا برای اصلاح ارجاع شود. پس از اصلاح نیز ورود دوباره به مسیر تأیید مطابق تنظیمات همان Workflow انجام می‌شود.
اعلان و مشاهده وضعیت نیز در دامنه تأییدشده این سناریو قرار دارند. جزئیات کانال‌های اعلان یا قواعدی که در منابع نهایی این صفحه مشخص نشده‌اند، در این صفحه وعده داده نمی‌شوند.
بعد از بررسی فرم چه اقدام‌هایی قابل اجراست؟
دامنه هر اقدام از ابتدا روشن است
ادامه Workflow می‌تواند فراتر از تغییر وضعیت باشد. در این سناریو، اقدام‌ها با دامنه مشخص عرضه می‌شوند تا قابلیت استاندارد با توسعه سفارشی اشتباه نشود.
| اقدام | وضعیت در این سناریو |
|---|---|
| تغییر وضعیت | استاندارد |
| ایجاد یا به‌روزرسانی رکورد در BasisPanel | استاندارد |
| ایجاد پرونده | استاندارد |
| آغاز Workflow دیگر | با پیکربندی |
| ثبت Customer یا Lead در CRM | با پیکربندی |
| ایجاد Ticket | با پیکربندی |
| ایجاد پروژه | توسعه سفارشی / SOW |
| ارسال یا به‌روزرسانی داده در سامانه یا وب‌سایت دیگر | توسعه سفارشی / SOW |
چه چیزی در این Workflow قابل اندازه‌گیری است؟
فقط شاخص‌هایی که برای این سناریو تأیید شده‌اند
بعد از راه‌اندازی Workflow، مالک فرایند می‌تواند علاوه بر وضعیت یک درخواست، حجم درخواست‌ها و زمان حرکت آن‌ها در فرایند را نیز بررسی کند.
شاخص‌ها و گزارش‌های تأییدشده برای این سناریو عبارت‌اند از:
- تعداد فرم‌ها و درخواست‌ها براساس وضعیت
- تعداد فرم‌ها و درخواست‌ها براساس نوع فرم یا درخواست
- تعداد درخواست‌ها براساس مسئول یا واحد
- تعداد موارد در انتظار تأیید
- تعداد موارد معوق
- زمان ثبت تا اولین اقدام
- زمان هر مرحله
- زمان کل Workflow
- تعداد رفت‌وبرگشت برای اصلاح
- درصد تکمیل Workflow
پیش‌نیازها و محدودیت‌های این سناریو
قابلیت پایه مشخص است؛ جزئیات هر Workflow متناسب با فرایند سازمان پیکربندی می‌شود
اتصال فرم‌های داخلی BasisPanel به Workflow یک قابلیت استاندارد محصول است، اما Workflow، قواعد ارجاع و سایر تنظیمات لازم برای هر مشتری پیکربندی می‌شوند.
برای فرم وب‌سایت فعلی مشتری، اتصال از طریق API انجام می‌شود. این صفحه درباره نوع احراز هویت، معماری API، محدودیت CMS، زمان انتقال یا سایر جزئیات فنی که در منابع نهایی تعیین نشده‌اند، ادعایی مطرح نمی‌کند.
این سناریو برای فرم‌های جدید طراحی شده است. Workflow پس از ثبت فرم به‌صورت خودکار آغاز می‌شود، اما شروع دستی برای اطلاعات قبلاً ثبت‌شده یا اجرای مجدد Workflow روی آن رکوردها در این سناریو پشتیبانی نمی‌شود.
اگر نیاز فراتر از دامنه استاندارد باشد، وضعیت آن باید براساس نوع اقدام مشخص شود. برای نمونه، ایجاد پروژه یا ارسال و به‌روزرسانی اطلاعات در سامانه دیگر در این سناریو توسعه سفارشی و مبتنی بر SOW است؛ در مقابل، برخی اقدام‌ها مانند ایجاد پرونده یا ایجاد و به‌روزرسانی رکورد در BasisPanel در دامنه استاندارد قرار دارند.
- فرم داخلی BasisPanel: قابلیت استاندارد با پیکربندی متناسب با مشتری
- فرم وب‌سایت فعلی: اتصال از طریق API
- شروع Workflow: خودکار پس از ثبت فرم جدید
- رکوردهای قبلی: شروع دستی یا اجرای مجدد Workflow در این سناریو پشتیبانی نمی‌شود
- توسعه‌های خارج از Scope استاندارد: مطابق دامنه مشخص‌شده با پیکربندی یا SOW
پرسش‌های متداول اتصال فرم به Workflow
آیا فرم وب‌سایت فعلی شرکت هم قابل اتصال است؟
بله. در دامنه تأییدشده این صفحه، فرم وب‌سایت فعلی مشتری می‌تواند از طریق API به BasisPanel متصل شود. جزئیات فنی اتصال به Scope همان اجرا بستگی دارد و در این صفحه فراتر از اطلاعات تأییدشده ادعایی مطرح نمی‌شود.
Workflow چه زمانی بعد از ثبت فرم شروع می‌شود؟
Workflow برای فرم جدید بلافاصله و به‌صورت خودکار پس از ثبت آغاز می‌شود. شروع دستی برای اطلاعات قبلاً ثبت‌شده یا اجرای مجدد Workflow روی آن رکوردها در این سناریو پشتیبانی نمی‌شود.
اگر هیچ‌یک از شرایط مسیریابی برقرار نباشد چه می‌شود؟
در این حالت، درخواست به مسئول پیش‌فرض ارجاع می‌شود.
در صورت رد یا نیاز به اصلاح درخواست چه اتفاقی می‌افتد؟
ادامه مسیر براساس Workflow قابل تنظیم است. درخواست می‌تواند پایان یابد، به ثبت‌کننده بازگردد، به مرحله قبل برگردد یا برای اصلاح ارجاع شود. پس از اصلاح نیز ورود دوباره به مسیر تأیید مطابق تنظیمات Workflow انجام می‌شود.
آیا ثبت‌کننده بعد از ارسال فرم می‌تواند اطلاعات را اصلاح کند؟
بله. ثبت‌کننده می‌تواند پس از ارسال، اطلاعات فرم را به‌صورت استاندارد اصلاح یا تکمیل کند.
چه KPIهایی برای این Workflow قابل بررسی است؟
تعداد درخواست‌ها براساس وضعیت، نوع، مسئول یا واحد، موارد در انتظار تأیید و معوق، زمان تا اولین اقدام، زمان هر مرحله، زمان کل Workflow، تعداد رفت‌وبرگشت اصلاح و درصد تکمیل Workflow در فهرست KPIهای تأییدشده این سناریو قرار دارند.
فرم را به یک فرایند قابل پیگیری متصل کنید
اگر می‌خواهید بعد از ثبت فرم، مسیریابی، بررسی و تأیید در یک Workflow ادامه پیدا کند، سناریوی موردنظر خود را در دمو بررسی کنید.
درخواست دمو