مدیریت تیکتها
درخواستها در بخش تیکتینگ ثبت و دستهبندی می‌شوند. سپس میتوان آن‌ها را برای رسیدگی ارجاع داد، پاسخ را ثبت کرد و از تیکتها گزارش گرفت.
قابلیتهای این بخش:
- ثبت تیکت
- دستهبندی تیکت
- ارجاع برای رسیدگی
- ثبت پاسخ
- گزارشگیری از تیکتها
برای تیمهای پشتیبانی، عملیات و دبیرخانه
تیکتینگ و مکاتبات؛ یک مسیر مشترک برای درخواستها و نامهها
تیکتها را ثبت، دستهبندی، ارجاع و پاسخ دهید و مکاتبات سازمانی را در همان منو ثبت، گردش، پیگیری و بایگانی کنید.
درخواست‌های پشتیبانی و نامه‌های سازمانی زمانی بهتر مدیریت می‌شوند که هرکدام مسیر روشن و قابل پیگیری داشته باشند.
قابلیت تیکتینگ و مکاتبات در BasisPanel این دو جریان را در یک منوی مشترک قرار می‌دهد. تیم‌ها می‌توانند تیکتها را ثبت و دستهبندی کنند، برای رسیدگی ارجاع دهند، پاسخ را ثبت کنند و از تیکتها گزارش بگیرند. نامهها و مکاتبات نیز در همین بخش ثبت، گردش، پیگیری و بایگانی می‌شوند.
نحوه مدیریت تیکتها و مکاتبات در BasisPanel را در دمو مشاهده کنید.
درخواست و مکاتبه را از مسیرهای پراکنده خارج کنید
وقتی درخواستها در یک ابزار، پاسخ‌ها در مسیری دیگر و نامهها در فایل‌ها یا پوشه‌های جدا نگهداری شوند، پیگیری کار دشوارتر می‌شود. تیم‌ها برای پیدا کردن سابقه هر موضوع باید چند مسیر را بررسی کنند و هماهنگی میان پشتیبانی، عملیات و دبیرخانه زمان بیشتری می‌گیرد.
تیکتینگ و مکاتبات BasisPanel این جریان‌ها را در یک منوی مشترک قرار می‌دهد. درخواستها به‌صورت تیکت ثبت و برای رسیدگی ارجاع می‌شوند. نامهها نیز در مسیر مشخص خود گردش میکنند و قابل پیگیری و بایگانی هستند.
این قابلیت بخشی از BasisPanel است؛ محصولی که برای مدیریت یکپارچه‌تر اطلاعات و فرایندهای روزمره کسب‌وکار طراحی شده است.
قابلیتهای تیکتینگ و مکاتبات
دو جریان کاری در یک منوی مشترک
مدیریت نامهها و مکاتبات
نامهها و مکاتبات سازمانی در همان منوی مشترک ثبت می‌شوند. مسیر گردش آن‌ها قابل پیگیری است و مکاتبات می‌توانند بایگانی شوند.
قابلیتهای این بخش:
- ثبت نامه و مکاتبه
- گردش نامه
- پیگیری مکاتبات
- بایگانی مکاتبات
نحوه کار تیکتینگ و مکاتبات
هر جریان از زمان ثبت در مسیر مشخص خود ادامه پیدا می‌کند
مسیر تیکت
- ثبت درخواست: درخواست به‌صورت تیکت ثبت می‌شود.
- دستهبندی: تیکت براساس موضوع در دسته مناسب قرار می‌گیرد.
- ارجاع: تیکت برای رسیدگی ارجاع داده می‌شود.
- پاسخ: پاسخ مرتبط با همان تیکت ثبت می‌شود.
- گزارشگیری: از اطلاعات تیکتها گزارش گرفته می‌شود.
مسیر مکاتبه
- ثبت نامه: نامه یا مکاتبه سازمانی ثبت می‌شود.
- گردش مکاتبه: نامه در مسیر مربوط گردش می‌کند.
- پیگیری: مکاتبه در همان مسیر پیگیری می‌شود.
- بایگانی: مکاتبه برای نگهداری در بایگانی قرار می‌گیرد.
این قابلیت برای چه کارهایی مناسب است؟
درخواست‌های پشتیبانی
تیم پشتیبانی می‌تواند درخواست را ثبت و دستهبندی کند، آن را برای رسیدگی ارجاع دهد و پاسخ را در همان تیکت ثبت کند.
خدمات پس از فروش
درخواست‌های مرتبط با خدمات پس از فروش می‌توانند در بخش تیکتینگ ثبت، ارجاع و پیگیری شوند و اطلاعات آن‌ها برای گزارشگیری در دسترس باشد.
درخواست‌های داخلی
واحدهای سازمان می‌توانند درخواست‌های قابل ثبت خود را از طریق تیکتینگ در یک مسیر مشخص قرار دهند و پاسخ را در همان تیکت نگه دارند.
نامهها و مکاتبات سازمانی
دبیرخانه یا واحد مسئول مکاتبات می‌تواند نامهها را ثبت کند، در مسیر مربوط گردش دهد، پیگیری کند و در پایان بایگانی کند.
یک منوی مشترک چه کمکی به تیم می‌کند؟
درخواستها و نامهها در مسیر مشخص خود باقی می‌مانند
- ثبت منظم‌تر درخواستها:هر تیکت از ابتدا در بخش مشخصی ثبت و دستهبندی می‌شود.
- ارجاع روشن‌تر برای رسیدگی:درخواست ثبت‌شده می‌تواند برای رسیدگی ارجاع داده شود.
- ثبت پاسخ در همان تیکت:پاسخ مربوط به هر درخواست در همان مسیر ثبت می‌شود.
- گزارشگیری از تیکتها:اطلاعات تیکتها برای گزارشگیری در دسترس قرار می‌گیرد.
- پیگیری منظم‌تر مکاتبات:نامهها پس از ثبت در مسیر گردش و پیگیری قرار می‌گیرند.
- بایگانی مکاتبات:نامهها و مکاتبات پس از طی مسیر مربوط قابل بایگانی هستند.
- کاهش پراکندگی ابزارها:تیکتها و مکاتبات لازم نیست در منوها یا نرم‌افزارهای کاملاً جدا مدیریت شوند.
پرسش‌های متداول درباره تیکتینگ و مکاتبات
آیا تیکتینگ و مکاتبات دو بخش جدا هستند؟
تیکتینگ و مکاتبات در ساختار فعلی BasisPanel از یک منوی مشترک استفاده میکنند. تیکتها و نامهها در همان بخش ثبت می‌شوند، اما هرکدام مسیر متناسب با کارکرد خود را دارند.
در بخش تیکتینگ چه کارهایی میتوان انجام داد؟
در این بخش میتوان تیکت را ثبت و دستهبندی کرد، برای رسیدگی ارجاع داد، پاسخ را ثبت کرد و از تیکتها گزارش گرفت.
در بخش مکاتبات چه کارهایی قابل انجام است؟
نامهها و مکاتبات سازمانی را میتوان ثبت کرد، در مسیر مربوط گردش داد، پیگیری کرد و بایگانی کرد.
آیا امکان گزارشگیری از تیکتها وجود دارد؟
بله. گزارشگیری از تیکتها یکی از قابلیتهای عمومی و قابل ارائه این بخش است.
این قابلیت برای چه تیمهایی مناسب است؟
این قابلیت برای تیمهای پشتیبانی، خدمات پس از فروش، عملیات، دبیرخانه و واحدهایی مناسب است که درخواستها یا مکاتبات سازمانی را ثبت، ارجاع و پیگیری میکنند.