دریافت اطلاعات و مدارک
مسیرهای استاندارد شامل فرم وب‌سایت، فرم داخل BasisPanel، پنل کاربر و لینک اختصاصی ارسال مدارک است.
سناریوی کاربردی سازمانی
اطلاعات، پاسخ‌ها و فایل‌های موردنیاز را پیش از بررسی انسانی، ساختارمندتر جمع‌آوری کنید.
وقتی اطلاعات و مدارک در چند مرحله دریافت می‌شوند، ناقص‌بودن یک پاسخ یا فایل می‌تواند رسیدگی را به رفت‌وبرگشت‌های متعدد تبدیل کند. در این سناریو، اطلاعات و مدارک براساس قواعد تعریف‌شده سازمان دریافت می‌شوند، موارد ناقص مشخص می‌شوند و خروجی Intake برای بررسی انسانی آماده می‌شود.
خروجی استاندارد می‌تواند شامل پاسخ‌های کاربر، فایل‌ها و مدارک، فهرست موارد ناقص، خلاصه پرونده و وضعیت پرونده باشد.
در بسیاری از فرایندهای پرونده‌محور، مشکل از مرحله بررسی شروع نمی‌شود؛ مسئله زودتر و هنگام دریافت اطلاعات شکل می‌گیرد. بخشی از پاسخ‌ها ثبت شده، یک مدرک ارسال نشده یا فایل دریافتی برای ادامه کار مناسب نیست. نتیجه، درخواست دوباره اطلاعات و رفت‌وبرگشت میان متقاضی و کارشناس است.
هدف Intake این است که مرحله دریافت اطلاعات و مدارک ساختار روشن‌تری داشته باشد. سازمان مشخص می‌کند چه اطلاعاتی لازم است، چه مدارکی باید دریافت شود و کامل‌بودن پرونده براساس چه قواعدی بررسی شود. به این ترتیب، کارشناس پرونده‌ای منظم‌تر برای بررسی در اختیار دارد.
از دریافت اطلاعات تا آماده‌شدن پرونده برای بررسی
سناریوی Intake بر چهار کار اصلی متمرکز است: دریافت اطلاعات، جمع‌آوری مدارک لازم، مشخص‌کردن موارد ناقص و آماده‌سازی خروجی پرونده.
مسیرهای استاندارد شامل فرم وب‌سایت، فرم داخل BasisPanel، پنل کاربر و لینک اختصاصی ارسال مدارک است.
فهرست اطلاعات و مدارک می‌تواند براساس نوع درخواست، پاسخ‌های قبلی کاربر و قواعد تعریف‌شده سازمان تغییر کند.
فایل‌ها می‌توانند با فهرست مدارک لازم مقایسه شوند و اطلاعات یا مدارک ناقص مشخص شوند.
پاسخ‌ها، فایل‌ها، فهرست نواقص، خلاصه و وضعیت پرونده در خروجی Intake در دسترس قرار می‌گیرند.
همه پرونده‌ها به اطلاعات و مدارک یکسان نیاز ندارند. در این سناریو، سازمان یا مالک فرایند تعیین می‌کند چه سؤال‌هایی پرسیده شود، کدام فیلدها الزامی باشند و برای هر نوع درخواست چه مدارکی لازم باشد.
فهرست مدارک می‌تواند با توجه به نوع درخواست، پاسخ‌های قبلی کاربر و قواعد تعریف‌شده مشتری تغییر کند. بنابراین کاربر فقط با یک فهرست ثابت و عمومی روبه‌رو نیست و ساختار دریافت می‌تواند با منطق همان فرایند هماهنگ شود.
فهرست عمومی و ثابتی برای اطلاعات اولیه همه استقرارها در اسناد این صفحه تعیین نشده است؛ این موارد باید براساس فرایند واقعی هر سازمان تعریف شوند.
فرمت‌های استاندارد قابل دریافت در این سناریو شامل PDF، Word، Excel، تصویر PNG/JPG و فایل فشرده است. فایل صوتی در دامنه فعلی این سناریو پشتیبانی نمی‌شود و فرمت‌های مجاز برای هر مشتری قابل تنظیم هستند.
پس از دریافت فایل، قابلیت‌های مستند سناریو شامل استخراج متن و فیلدهای مشخص، تشخیص نوع و دسته‌بندی مدرک، مقایسه با فهرست مدارک لازم، تشخیص اطلاعات موردنیازِ ناقص، کنترل خوانایی یا کیفیت فایل و تولید خلاصه پرونده است.
بارگذاری هم‌زمان چند فایل، جایگزینی فایل قبلی، نگهداری نسخه‌های مختلف یک مدرک، حذف فایل توسط کاربر و دانلود فایل توسط کارشناس نیز در این سناریو پشتیبانی می‌شود.
دامنه این Use Case تا جمع‌آوری اطلاعات و مدارک، مشخص‌کردن موارد ناقص و آماده‌سازی پرونده برای بررسی انسانی ادامه دارد.
در پایان Intake، پاسخ‌های کاربر، مدارک، فهرست موارد ناقص، خلاصه پرونده و وضعیت پرونده می‌توانند در کنار هم قرار بگیرند تا کارشناس بررسی را با اطلاعات منظم‌تری آغاز کند.
کاربر نیز می‌تواند وضعیت پرونده خود را مشاهده و پیگیری کند. جزئیات تصمیم‌های تخصصی، پذیرش یا رد نهایی و حدود اختیار نقش‌های انسانی یا هوش مصنوعی، جزو ادعاهای این صفحه نیستند.
در این سناریو امکان دریافت اطلاعات و مدارک هویتی، قراردادی، مالی، حقوقی، محرمانه تجاری و سایر اطلاعات حساس، با رعایت سیاست‌ها و قرارداد مشتری در نظر گرفته شده است.
پیش از ارسال اطلاعات و مدارک، تأیید متن حریم خصوصی یا رضایت‌نامه الزامی است. مدت نگهداری پرونده نیز می‌تواند توسط مشتری تنظیم شود.
در این صفحه درباره رمزنگاری، محل ذخیره، مالکیت داده، سطح دسترسی، ثبت رویدادها، Export یا نحوه استفاده از سرویس‌های هوش مصنوعی ثالث ادعایی مطرح نمی‌شود؛ زیرا جزئیات قابل انتشار این موارد در منابع این صفحه نهایی نشده‌اند.
سه شاخص پایه برای ارزیابی این سناریو
برای این Use Case سه KPI پایه در منابع پروژه تعیین شده است:
مقدار هدف و روش دقیق محاسبه این شاخص‌ها باید براساس فرایند واقعی هر استقرار تعیین شود. در این صفحه عدد، درصد هدف یا فرمول محاسباتی تأییدنشده‌ای ارائه نمی‌شود.
Intake یک بخش مشخص از فرایند دریافت و رسیدگی به درخواست است
تمرکز این صفحه بر دریافت نیاز و مدارک، مشخص‌کردن موارد ناقص و آماده‌سازی پرونده برای بررسی انسانی است.
اگر نیاز سازمان شما علاوه بر جمع‌آوری مدارک، شامل ارزیابی درخواست، ارجاع، گردش‌کار و پیگیری گسترده‌تر فرایند نیز می‌شود، صفحه «دریافت و ارزیابی درخواست‌ها» دامنه کامل‌تری از این مسئله را توضیح می‌دهد.
برای آشنایی با محصول مرتبط با سناریوهای دستیار هوش مصنوعی نیز می‌توانید صفحه BasisAssistant را ببینید. سایر سناریوهای کاربردی در کتابخانه سناریوهای منظومه در دسترس هستند.
خیر. فهرست اطلاعات و مدارک می‌تواند براساس نوع درخواست، پاسخ‌های قبلی کاربر و قواعد تعریف‌شده مشتری تغییر کند.
فرمت‌های استاندارد شامل PDF، Word، Excel، تصاویر PNG/JPG و فایل فشرده است. فایل صوتی در دامنه فعلی این سناریو پشتیبانی نمی‌شود. فرمت‌های مجاز برای هر مشتری قابل تنظیم هستند.
خیر. قابلیت‌های مستند شامل استخراج متن و فیلدهای مشخص، تشخیص و دسته‌بندی نوع مدرک، مقایسه با فهرست مدارک لازم، تشخیص اطلاعات ناقص، کنترل خوانایی یا کیفیت فایل و تولید خلاصه پرونده است.
سؤال‌ها، فیلدهای الزامی، مدارک موردنیاز و قواعد کامل‌بودن پرونده توسط مشتری یا مالک فرایند تعریف و تأیید می‌شوند.
خروجی استاندارد شامل پاسخ‌های کاربر، فایل‌ها و مدارک، فهرست موارد ناقص، خلاصه پرونده و وضعیت پرونده است؛ تا پرونده برای مرحله بررسی انسانی آماده شود.
بله. مشاهده و پیگیری وضعیت پرونده توسط کاربر به‌عنوان قابلیت استاندارد این سناریو تأیید شده است.
خیر. تمرکز این صفحه بر جمع‌آوری اطلاعات و مدارک، شناسایی نواقص و آماده‌سازی پرونده برای بررسی انسانی است. برای ارزیابی، ارجاع، گردش‌کار و پیگیری گسترده‌تر درخواست‌ها، صفحه «دریافت و ارزیابی درخواست‌ها» را ببینید.