شروع و ثبت درخواست
آغاز Workflow، تشخیص یا پیشنهاد فرایند مناسب، دریافت اطلاعات، تکمیل فرم و ایجاد درخواست، پرونده یا رکورد.
اتصال دستیار هوش مصنوعی به فرایند
برای مالک فرایند و تیم IT؛ از درخواست کاربر تا اجرای اقدام و پیگیری وضعیت در یک Workflow تعریف‌شده
Workflow، سطح اختیار و دامنه اتصال موردنیاز سازمان را در جلسه بررسی کنید.
BasisAssistant می‌تواند به Engine Workflow منظومه متصل شود تا گفت‌وگوی کاربر فقط به دریافت پاسخ ختم نشود. دستیار می‌تواند اطلاعات لازم را دریافت کند، Workflow مناسب را براساس قواعد تعریف‌شده آغاز کند، اقدام مجاز را اجرا کند و وضعیت یا نتیجه فرایند را دوباره پیگیری کند.
این Integration در محیط Enterprise آماده ارائه عمومی است. نحوه اجرا، سطح اختیار و اطلاعات قابل دسترسی برای هر Workflow براساس نقش‌ها، قواعد کسب‌وکار و مجوزهای همان فرایند تعیین می‌شود.
دامنه این صفحه فقط اتصال داخلی BasisAssistant به Engine Workflow منظومه است و اتصال آماده به BPMSهای بیرونی در این صفحه معرفی نمی‌شود.
اتصال داخلی BasisAssistant و Engine Workflow برای محیط Enterprise آماده ارائه است.
وقتی درخواست کاربر باید به یک اقدام واقعی در سازمان برسد، این Integration می‌تواند فاصله میان گفت‌وگو و اجرای فرایند را کم کند. BasisAssistant به Engine Workflow منظومه متصل می‌شود و می‌تواند براساس Workflow از پیش تعریف‌شده، اقدام را آغاز کند و وضعیت یا نتیجه آن را دریافت کند.
اتصال دوطرفه است. یعنی اطلاعات و اقدام تعریف‌شده می‌توانند از دستیار به Workflow منتقل شوند و وضعیت Workflow نیز دوباره در اختیار دستیار قرار گیرد.
برای هر مشتری، تنظیمات مربوط به Workflow، ساختار داده، تشخیص درخواست و سطح دسترسی متناسب با همان سناریو انجام می‌شود. این تنظیمات الزاماً به معنی توسعه کد اختصاصی برای هر مشتری نیست.
هر مرحله براساس Workflow، اطلاعات موردنیاز و مجوزهای از پیش تعریف‌شده اجرا می‌شود.
فرایند از یک درخواست مشخص شروع می‌شود. دستیار اطلاعات لازم را جمع می‌کند و فقط زمانی وارد مرحله اجرا می‌شود که داده‌های الزامی همان Workflow تکمیل شده باشند. به این ترتیب، ورودی فرایند قبل از اجرای اقدام کنترل می‌شود و ادامه مسیر براساس منطق تعریف‌شده Workflow پیش می‌رود.
Workflow می‌تواند با درخواست مستقیم کاربر، تشخیص موضوع گفت‌وگو، انتخاب کاربر از میان گزینه‌ها یا یک قانون از پیش تعریف‌شده آغاز شود.
دستیار اطلاعات موردنیاز همان Workflow را از کاربر دریافت می‌کند. فیلدهای الزامی باید پیش از اجرای اقدام تکمیل شوند.
پس از تکمیل ورودی، فرایند یا اقدام مجاز در Engine Workflow اجرا می‌شود.
Workflow می‌تواند درخواست را به فرد، نقش، واحد سازمانی، صف کاری یا Task مشخص هدایت کند.
BasisAssistant می‌تواند وضعیت، نتیجه یا اقدام بعدی تعریف‌شده را دریافت و در محدوده دسترسی کاربر اعلام کند.
دامنه هر اقدام را طراحی Workflow و مجوزهای همان سناریو مشخص می‌کنند.
BasisAssistant در این Integration فقط نقش جمع‌آوری اطلاعات را ندارد. دستیار می‌تواند اقدام‌هایی را که از قبل در Engine Workflow تعریف و برای آن مجاز شده‌اند اجرا کند. در نتیجه، یک مکالمه می‌تواند به ثبت درخواست، ارجاع کار و پیگیری نتیجه متصل شود.
آغاز Workflow، تشخیص یا پیشنهاد فرایند مناسب، دریافت اطلاعات، تکمیل فرم و ایجاد درخواست، پرونده یا رکورد.
ثبت داده‌های ساختاریافته، توضیح یا خلاصه مکالمه و انتقال فایل، تصویر یا مدرک در صورتی که در ساختار همان Workflow تعریف شده باشد.
تخصیص درخواست به فرد، نقش یا واحد سازمانی، ایجاد Task و هدایت کار به صف یا مسئول مشخص.
تغییر مرحله یا وضعیت در محدوده مجوزهای تعریف‌شده، مشاهده وضعیت فعلی، پیگیری مراحل بعدی و دریافت نتیجه نهایی.
اجرای Reminderهای تعریف‌شده، اعلام وضعیت، نتیجه یا اقدام بعدی در صورتی که در Workflow قابل استخراج باشد.
اجرای Approval، ارجاع فرایند به نیروی انسانی و ادامه پیگیری توسط دستیار پس از انجام اقدام انسانی.
توقف، لغو یا بازگشایی Workflow فقط زمانی که این عملیات به‌عنوان اقدام مجاز همان Workflow تعریف شده باشند.
اجرای خودکار یا نیاز به تأیید انسانی، برای هر اقدام جداگانه تعریف می‌شود.
سازمان مجبور نیست برای همه Workflowها یک سطح اختیار ثابت به دستیار بدهد. می‌توان مشخص کرد BasisAssistant به کدام Workflowها و کدام اقدام‌ها دسترسی داشته باشد و در چه مرحله‌ای اجرای خودکار، تأیید کاربر یا ورود نیروی انسانی لازم باشد.
این مدل به مالک فرایند و تیم IT اجازه می‌دهد اتوماسیون را متناسب با حساسیت هر فرایند تنظیم کنند؛ بدون اینکه همه مراحل به‌طور اجباری خودکار یا همه آن‌ها به‌طور اجباری انسانی باشند.
ساختار اطلاعات برای هر فرایند و مشتری قابل طراحی است.
هر Workflow می‌تواند ساختار اطلاعات موردنیاز خود را داشته باشد. بنابراین لازم نیست همه مکالمه یا همه اطلاعات کاربر بدون تفکیک وارد فرایند شود. سازمان می‌تواند مشخص کند چه داده‌ای دریافت، منتقل یا ذخیره شود و این اطلاعات در کدام مرحله استفاده شوند.
در حالت معمول، داده‌های منتخب و ساختاریافته همراه با خلاصه مکالمه منتقل می‌شوند. انتقال تاریخچه کامل مکالمه فقط زمانی انجام می‌شود که در طراحی همان Workflow لازم باشد.
فایل، تصویر یا مدرک نیز در صورتی قابل انتقال است که برای آن در ساختار Workflow فیلد مشخصی تعریف شده باشد.
مالکیت داده‌های Workflow متعلق به مشتری است و این داده‌ها برای مشتری قابل دریافت و دانلود هستند.
وضعیت قابل مشاهده، اقدام بعدی و ارجاع انسانی براساس همان Workflow کنترل می‌شوند.
ارزش این Integration فقط در شروع فرایند نیست. BasisAssistant می‌تواند وضعیت Workflow فعال را از Engine Workflow دریافت کند و اطلاعات مجاز را دوباره در اختیار کاربر قرار دهد. این موضوع باعث می‌شود مسیر درخواست از نقطه شروع تا نتیجه، در همان منطق فرایندی قابل پیگیری باقی بماند.
میزان اطلاعاتی که کاربر می‌بیند قابل تنظیم است. در یک Workflow ممکن است فقط وضعیت کلی نمایش داده شود و در Workflow دیگر، مراحل مجاز و اقدام بعدی نیز در دسترس باشد.
اگر فرایند نیازمند نیروی انسانی شود، اطلاعات موردنیاز شامل داده‌های مربوط به Workflow، خلاصه مکالمه، وضعیت فعلی و اطلاعات لازم برای اقدام بعدی می‌تواند همراه ارجاع منتقل شود. پس از اقدام نیروی انسانی نیز دستیار می‌تواند پیگیری یا اطلاع‌رسانی را ادامه دهد.
تغییر وضعیت Workflow می‌تواند اعلان ایجاد کند. کانال تأییدشده برای این صفحه، اعلان داخل پنل است.
قطع موقت ارتباط به معنی اعلام قطعی شکست اقدام نیست.
اگر Engine Workflow موقتاً در دسترس نباشد، درخواست می‌تواند در صف قرار گیرد و دوباره برای اجرا ارسال شود. اگر ثبت اطلاعات یا اجرای اقدام موفق نباشد، کاربر باید از وضعیت ناموفق آن مطلع شود.
برای جلوگیری از ثبت یا اجرای تکراری نیز امکان کنترل درخواست با شناسه یکتا وجود دارد. وضعیت خطا و تلاش‌های مجدد در Log پنل قابل مشاهده است.
خطاهای فنی Engine Workflow و Integration توسط تیم منظومه‌نگاران بررسی می‌شوند. اگر مسئله به منطق Workflow یا تعریف درخواست مربوط باشد، بررسی با مشارکت مالک فرایند و تیم طراحی همان Workflow انجام می‌شود.
طراحی فرایند و اجرای Integration دو دامنه کاری قابل تفکیک هستند.
این اتصال زمانی معنا دارد که فرایند موردنظر از قبل مشخص باشد. مشتری باید در محیط Enterprise از BasisPanel و Engine Workflow فعال استفاده کند و Workflow مربوط پیش از اجرای Integration طراحی شده باشد.
اگر Workflow هنوز طراحی نشده باشد، تحلیل و طراحی فرایند یک Scope جدا از Integration است. این تفکیک کمک می‌کند قبل از اتصال دستیار، مراحل فرایند، داده‌ها، مسئولیت‌ها، دسترسی‌ها و معیار پذیرش روشن باشند.
آماده‌سازی Workflow
تطبیق درخواست‌ها و داده‌ها با Workflow
تنظیم نقش‌ها و اقدام‌های مجاز
پیکربندی اتصال
تست فنی
آزمون پذیرش کاربر
اجرای Pilot محدود
انتقال به محیط عملیاتی
قابلیت واقعی هر سناریو به Workflow و مجوزهای تعریف‌شده آن وابسته است.
این صفحه درباره اتصال داخلی BasisAssistant به Engine Workflow منظومه است. بنابراین نباید از آن برداشت شود که اتصال آماده و عمومی به هر BPMS بیرونی وجود دارد.
در داخل Engine Workflow نیز صرف وجود Integration به معنی مجازبودن هر اقدام نیست. هر عملیات باید در Workflow تعریف شده باشد، ساختار اطلاعات موردنیاز را داشته باشد و سطح دسترسی آن مشخص شده باشد.
منطق کسب‌وکار و Workflow هر سازمان با مشارکت مالک فرایند همان مشتری مدیریت می‌شود.
پشتیبانی Integration داخلی BasisAssistant و Engine Workflow بر عهده تیم منظومه‌نگاران است. در مقابل، مشتری مالک داده، قواعد کسب‌وکار، Workflow و دامنه عملیاتی فرایند خود است.
نگهداری اتصال داخلی در چارچوب سرویس Enterprise انجام می‌شود. اگر Workflow اختصاصی نیاز به تغییر یا توسعه داشته باشد، این کار می‌تواند به‌عنوان Scope پروژه‌ای جداگانه مدیریت شود.
تغییر Workflow نیز با مدیریت نسخه، تنظیمات و آزمون مجدد پیش از استفاده عملیاتی مدیریت می‌شود.
بله. اتصال داخلی BasisAssistant به Engine Workflow منظومه آماده ارائه عمومی است و در پلن‌های Enterprise قابل ارائه است. استفاده عملی آن به فعال‌بودن Engine Workflow، آماده‌بودن Workflow موردنظر و سطح دسترسی مشتری وابسته است.
خیر. دستیار علاوه بر دریافت اطلاعات می‌تواند اقدام‌هایی را که در Engine Workflow تعریف و برای آن مجاز شده‌اند اجرا کند؛ از جمله شروع فرایند، ایجاد درخواست، ارجاع، ایجاد Task، تغییر وضعیت، پیگیری و دریافت نتیجه.
خیر. الزام سراسری برای تأیید انسانی وجود ندارد. برای هر Workflow و هر اقدام مشخص می‌شود که اجرای خودکار مجاز است یا تأیید کاربر، مدیر یا اپراتور لازم است.
بله. BasisAssistant می‌تواند وضعیت Workflow را از Engine Workflow دریافت کند و وضعیت، نتیجه یا اقدام بعدی را در محدوده اطلاعاتی که کاربر اجازه مشاهده آن را دارد اعلام کند.
اطلاعاتی منتقل می‌شوند که برای همان Workflow تعریف و مجاز شده باشند. در حالت معمول، داده‌های ساختاریافته منتخب و خلاصه مکالمه منتقل می‌شوند. تاریخچه کامل مکالمه فقط در صورت نیاز همان Workflow منتقل می‌شود.
بله. اگر فایل، تصویر یا مدرک در ساختار همان Workflow تعریف شده باشد، امکان انتقال آن وجود دارد.
مشتری باید در محیط Enterprise از BasisPanel و Engine Workflow فعال استفاده کند و Workflow موردنظر نیز پیش از اتصال طراحی شده باشد. نقش‌ها، سطح دسترسی، قواعد کسب‌وکار و داده‌های لازم برای تست نیز باید مشخص شوند.
تحلیل و طراحی فرایند یک Scope جدا از اجرای Integration محسوب می‌شود. پس از مشخص‌شدن Workflow، ساختار داده، نقش‌ها و اقدام‌های مجاز، اتصال BasisAssistant به آن پیکربندی و آزمایش می‌شود.
خیر. این صفحه فقط اتصال داخلی BasisAssistant به Engine Workflow منظومه را معرفی می‌کند و اتصال آماده یا عمومی به BPMSهای بیرونی در دامنه آن نیست.
درخواست ناموفق می‌تواند در صف نگهداری و دوباره ارسال شود. کاربر باید از ناموفق‌بودن ثبت یا اجرا مطلع شود و وضعیت خطا و تلاش‌های مجدد نیز در Log پنل قابل مشاهده است.
مالکیت داده‌های Workflow متعلق به مشتری است و داده‌ها برای مشتری قابل دریافت و دانلود هستند.
بله. دموی واقعی از اتصال BasisAssistant به Engine Workflow وجود دارد و می‌تواند سناریویی مانند ثبت درخواست، اجرای Workflow، ارجاع یا اقدام و پیگیری وضعیت را نشان دهد.
در جلسه، Workflow موجود، داده‌های موردنیاز، سطح اختیار دستیار و مسیر اجرای Integration بررسی می‌شود تا دامنه اتصال قبل از اجرا روشن باشد.